Umgang mit personenbezogenen Daten — easyPhone
Verantwortlicher: 合同会社EasyDialog
Adresse: Yokohama, Kanagawa, Japan
Vertreter: Christoph Neumann, Ph.D.
Kontakt: info@easydialog.org · easydialog.org/contact-us
Zuletzt aktualisiert: 2026-05-04
1. Dienstbeschreibung
easyPhone ist ein KI-gestützter Telefonassistentdienst, der von 合同会社EasyDialog betrieben wird. Der Dienst beantwortet Telefonanrufe im Auftrag von Kundenorganisationen — beispielsweise Kommunen und Unternehmen — und verarbeitet personenbezogene Daten der Anrufenden im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsverhältnisses mit diesen Organisationen.
Die Kundenorganisation, deren Telefonleitung easyPhone betreibt, ist als Verantwortliche für die personenbezogenen Daten der Anrufenden zuständig. 合同会社EasyDialog verarbeitet diese Daten als beauftragter Dienstleister auf vertraglicher Grundlage.
2. Personenbezogene Daten und Verarbeitungszwecke
Personenbezogene Daten der Anrufenden können Telefonnummern, Anrufaufzeichnungen, Transkripte, KI-Antworttexte, Rückrufanforderungen und Anrufmetadaten umfassen.
合同会社EasyDialog verarbeitet diese Daten ausschließlich im Umfang, der zur Erbringung des beauftragten Dienstes erforderlich ist, einschließlich:
- Beantwortung von Telefonanfragen durch KI
- Unterstützung der Qualitäts- und Genauigkeitsprüfung
- Erfassung von Rückrufanforderungen für das Personal der Kundenorganisation
- Führung von Betriebsaufzeichnungen für die Kundenorganisation
合同会社EasyDialog verwendet personenbezogene Daten der Anrufenden nicht für eigene Marketingzwecke oder für das Training von KI-Modellen außerhalb des beauftragten Dienstes.
Personenbezogene Daten der Anrufenden werden nur so lange aufbewahrt, wie es für den beauftragten Dienst erforderlich ist, und anschließend gemäß den mit der Kundenorganisation vereinbarten Aufbewahrungsfristen gelöscht oder unwiderruflich anonymisiert.
3. Ausländische Dienstleister
Die folgenden außerhalb Japans ansässigen Dienstleister können personenbezogene Daten der Anrufenden erhalten, soweit dies für den Betrieb von easyPhone erforderlich ist.
Twilio Inc. (Vereinigte Staaten)
| Angabe | Einzelheiten |
|---|---|
| Rolle | Telefonkonnektivität |
| Übermittelte Daten | Anrufaudio und Telefoniemetadaten |
| Land | Vereinigte Staaten von Amerika |
| Schutzsystem des jeweiligen Landes | Die Vereinigten Staaten werden nach dem APPI nicht als Land mit einem dem japanischen gleichwertigen Datenschutzsystem anerkannt. Informationen zum US-amerikanischen System veröffentlicht die Datenschutzkommission unter ppc.go.jp. |
| Schutzmaßnahmen | Vertragliche Schutzmaßnahmen verpflichten zum angemessenen Umgang mit den übermittelten personenbezogenen Daten. 合同会社EasyDialog ergreift die notwendigen und angemessenen Maßnahmen, um die fortlaufende Einhaltung dieser Schutzmaßnahmen zu überprüfen. |
OpenAI, L.L.C. (Vereinigte Staaten)
| Angabe | Einzelheiten |
|---|---|
| Rolle | KI-Antwortgenerierung |
| Übermittelte Daten | Transkribierte Sprache und Gesprächskontext, einschließlich etwaiger Rückrufanforderungen |
| Land | Vereinigte Staaten von Amerika |
| Schutzsystem des jeweiligen Landes | Die Vereinigten Staaten werden nach dem APPI nicht als Land mit einem dem japanischen gleichwertigen Datenschutzsystem anerkannt. Informationen zum US-amerikanischen System veröffentlicht die Datenschutzkommission unter ppc.go.jp. |
| Schutzmaßnahmen | Vertragliche Schutzmaßnahmen verpflichten zum angemessenen Umgang mit den übermittelten personenbezogenen Daten. 合同会社EasyDialog ergreift die notwendigen und angemessenen Maßnahmen, um die fortlaufende Einhaltung dieser Schutzmaßnahmen zu überprüfen. |
Wesentliche Änderungen an diesen ausländischen Dienstleistern werden auf dieser Seite bekannt gegeben.
4. Sicherheitsmaßnahmen
合同会社EasyDialog trifft die notwendigen und angemessenen Maßnahmen, um Verlust, Beschädigung, unbefugten Zugriff, Missbrauch oder Offenlegung personenbezogener Daten der Anrufenden zu verhindern. Diese Maßnahmen umfassen Zugangskontrolle, Absicherung der Kommunikation, Verwaltung beauftragter Dienstleister sowie Aufbewahrungsmanagement.
5. Anfragen und Kontakt
Da 合同会社EasyDialog personenbezogene Daten der Anrufenden als beauftragter Dienstleister verarbeitet, sind Anfragen auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder ähnliche Rechte an die Kundenorganisation zu richten, deren Telefondienst der Anrufer genutzt hat.
Anfragen zu dieser Mitteilung können an folgende Adresse gerichtet werden:
合同会社EasyDialog
info@easydialog.org
easydialog.org/contact-us
Sollte Ihr Anliegen nicht gelöst werden, können Sie sich an die Datenschutzkommission wenden: ppc.go.jp