easyPhone

Kein Anruf bleibt unbeantwortet.
KI-Stimme. Menschliches Wissen.

Anrufer schildern ihr Anliegen in natürlicher Sprache und erhalten sofort klare Antworten — ohne Wartemusik oder verschachtelte Auswahlmenüs. Die Antworten basieren auf Ihren Dokumenten, Websites und dem Wissen Ihrer Organisation, nicht auf vorgefertigten FAQ.

Ist persönliche Unterstützung erforderlich, ist die Übergabe bereits integriert — durch direkte Weiterleitung, einen strukturierten Rückruf oder eine SMS. Der Gesprächskontext wird erfasst, damit Ihr Team nicht wieder bei null beginnen muss.

Vollständige Transparenz, regelkonformer Betrieb, Zusammenfassungen und Berichte — damit Sie jeden Anruf nachvollziehen, den Service laufend verbessern und jederzeit auskunftsfähig bleiben.

Vorteile

Was sich ab Tag eins ändert

Anruf ohne Warteschleife verbunden

Keine Warteschleife

Jeder Anruf wird sofort angenommen — tags, nachts und am Wochenende.

Anrufer erhält eine klare gesprochene Antwort

Klare Antworten auf Anhieb

Anrufer erhalten präzise Informationen in natürlicher Sprache, statt sich durch Auswahlmenüs zu arbeiten.

Personal konzentriert sich auf komplexe Vor-Ort-Fälle

Ihr Personal konzentriert sich auf das Wesentliche

Mitarbeitende am Schalter können sich auf persönliche Anliegen und komplexe Fälle konzentrieren, während das Telefon jederzeit besetzt bleibt.

So funktioniert es

Vom Klingeln bis zur Lösung

01

Annehmen

Begrüßt Anrufer unter Ihrer veröffentlichten Rufnummer mit einer auf Ihre Organisation abgestimmten Ansage.

02

Verstehen

Versteht frei formulierte Anliegen und ruft passende Antworten aus Ihrer Wissensbasis ab.

03

Sprechen

Antwortet in der passenden Sprache und Stimme natürlich und klar verständlich am Telefon.

04

Abschließen

Schließt das Anliegen mit einer Antwort, SMS, Rückrufanfrage, Weiterleitung an Mitarbeitende oder einer höflichen Verabschiedung ab.

Wissensbasiert

Antworten aus Ihren Dokumenten — statt allgemeiner KI-Floskeln

easyPhone nutzt Retrieval-Augmented Generation (RAG) auf Basis des Wissens Ihrer Organisation. Anrufer formulieren ihr Anliegen in Alltagssprache; die KI antwortet ausschließlich anhand geprüfter Inhalte.

Entwickelt für reale Abläufe in Behörden und Unternehmen — von Meldeangelegenheiten und Bescheinigungen bis zu Serviceanfragen. Natürliche Sprecherwechsel und akustische Zuhörsignale sorgen für einen Gesprächsfluss wie mit einem Menschen.

Wissensdokumente als Grundlage für KI-Telefonantworten
Mehrsprachig

Die Sprache Ihrer Anrufer. Ihre Stimme.

easyPhone unterstützt mehrere Sprachen und Stimmen. Anrufer sprechen in der gewünschten Sprache, ohne dass Ihre Telefonzentrale für jede Sprache personell besetzt sein muss.

Legen Sie für jede Telefonleitung die Sprache fest und wählen Sie eine Stimme, die zu Ihrer Marke, Region und Ansprache passt. Die Wissensbasis bleibt dieselbe; den Stimmklang bestimmen Sie.

31

Sprachen

67

Stimmen

Mehrsprachiges KI-Telefongespräch
Übergabe an Mitarbeitende

Wenn persönliche Unterstützung gefragt ist, ist die Übergabe bereits integriert

Die KI bearbeitet alle Ihre Routineanliegen. Ist eine persönliche Ermessensentscheidung nötig, handelt es sich um einen sensiblen Fall oder reicht die Wissensbasis nicht aus, erfasst easyPhone, wer anruft, worum es geht und was bereits besprochen wurde, und verbindet den Anrufer mit einem Mitarbeitenden, der helfen kann.

Mitarbeitende erhalten eine vollständige Kurzfassung, statt bei null zu beginnen. Anrufer bekommen einen klaren nächsten Schritt: eine direkte Weiterleitung, einen strukturierten Rückruf oder eine kurze SMS mit den benötigten Informationen. Die reibungslose Übergabe ist fester Bestandteil des Produkts.

KI-Übergabe verbindet Anrufer mit Mitarbeitern
Rückrufliste mit Bearbeitungsfunktionen für Mitarbeitende

Rückrufliste

Wir erfassen Name, Rufnummer und Anliegen und erstellen eine Zusammenfassung. Ihre Mitarbeitenden übernehmen den Rückrufauftrag, ergänzen Notizen und schließen ihn in der zentralen Rückrufliste ab. So geht kein Anliegen in der Mailbox verloren.

Direkte Weiterleitung eines Anrufers an Mitarbeitende

Direkte Weiterleitung

Wir können ein laufendes Gespräch an Ihre Mitarbeitenden weiterleiten — unangekündigt oder angekündigt mit einer vertraulichen Vorabinformation. Sie wählen die für Ihren Einsatz passende Variante.

SMS während eines laufenden Anrufs auf einem Smartphone

SMS während des Anrufs

Noch während des Gesprächs können wir dem Anrufer eine kurze Nachricht senden — etwa einen Link, einen Hinweis oder die nächsten Schritte.

easyPhone verbunden mit bestehenden Softwaresystemen

Softwareintegration

Ihre Mitarbeitenden müssen nichts Neues lernen. Auf Anfrage können wir Gesprächszusammenfassungen, Anrufdaten und Rückrufanfragen in Ihre bestehenden Systeme einspielen.

Betrieb

Jeden Anruf verstehen. Den Service laufend verbessern.

Verantwortliche erhalten mehr als reine Anrufzahlen. Sie können den Verlauf einsehen, Anliegen und Gesprächsergebnis nachvollziehen und Mitarbeitenden den nötigen Kontext für die weitere Bearbeitung geben — damit der Telefonservice zuverlässig und leistungsfähig bleibt.

Erkennen Sie wiederkehrende Fragen, verbessern Sie gezielt die Servicequalität und beantworten Sie jederzeit die Frage: „Was ist passiert?“ In einer eigenen Prüfliste können Mitarbeitende KI-Antworten zur Nachverfolgung markieren. Rollenbasierte Zugriffsrechte beschränken Ansichten und Informationen auf das jeweils Erforderliche. Jeder Zugriff und jede Aktion wird protokolliert.

Die Betriebsfunktionen verarbeiten personenbezogene Daten gemäß den japanischen Datenschutzgesetzen: mit mandantengetrennten Zugriffsrechten, automatisierten Aufbewahrungsfristen und anschließender Bereinigung.

Aktuelle Anrufübersicht

Abgeschlossene und laufende Anrufe, in Echtzeit aktualisiert.

Aktuelle Anrufübersicht

Eine laufend aktualisierte Übersicht über abgeschlossene und aktive Gespräche. Filtern Sie nach Status, prüfen Sie Ergebnisse und öffnen Sie jeden Anruf samt Kontext — sekundengenau und jederzeit nachvollziehbar.

Rückrufanfragen

Eine zentrale Liste aller Rückrufaufträge — offen, in Bearbeitung oder erledigt. Mitarbeitende übernehmen und bearbeiten die ihnen zugewiesenen Anfragen; der zugehörige Anruf ist mit einem Klick erreichbar.

Qualitätssicherung

Ein vollständiges System für Qualitätsprüfung und Feedback — KI-Antworten markieren, Folgemaßnahmen nachverfolgen und jeden Fall bis zum Abschluss bearbeiten.

Zugriffsschutz

Detaillierte Zugriffsrechte in der Benutzeroberfläche stellen sicher, dass Mitarbeitende nur die für sie bestimmten Datensätze sehen. Sämtliche Zugriffe und Aktionen werden zu Sicherheitszwecken protokolliert.

Compliance & Datenspeicherung

Ihre Daten. Ihre Verarbeitung. In Japan.

Die Speicherung Ihrer Daten in Japan hat für uns höchste Priorität.

Ihre Daten werden in Japan gespeichert und sowohl bei der Übertragung als auch im Ruhezustand verschlüsselt. Der zentrale easyPhone-Dienst — einschließlich Anrufdaten, Aufzeichnungen, Transkripten, Rückrufen und Prüfprotokollen — läuft hier, am Standort Ihrer Organisation.

Eine kleine Zahl unterstützender Verarbeitungsschritte nutzt standardmäßig Auftragsverarbeiter im Ausland, die vollständig in unserem APPI-Hinweis aufgeführt sind. Falls Ihre Richtlinien verlangen, dass ausnahmslos jeder Schritt in Japan erfolgt, können wir eine vollständig inländische Konfiguration bereitstellen. Sprechen Sie mit uns.

Karte von Japan zur Darstellung der Datenspeicherung in Japan

Am APPI ausgerichtet

Klare Rollen als Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter; Auftragsverarbeiter im Ausland werden im APPI-Hinweis benannt.

Automatisierte Aufbewahrung

Für jede Datenart gelten festgelegte Aufbewahrungsregeln. Nach Ablauf der jeweiligen Frist werden die Daten automatisch gelöscht oder anonymisiert.

Zugriffskontrolle

Mandantentrennung, rollenbasierte Zugriffssteuerung, durch signierte Cookies geschützter Zugriff auf Aufzeichnungen und automatische Kontosperrung.

Prüfprotokoll

Wer wann welche Daten eingesehen hat — für eine lückenlose Nachvollziehbarkeit protokolliert.

Für Hinweispflichten vorbereitet

Hinweise zu Gesprächsaufzeichnung und KI-Einsatz während des Anrufs, die Ihre Organisation vor der Inbetriebnahme freigeben kann.

Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung

Daten sind sowohl während der Übertragung als auch am Speicherort geschützt.

APPI-Hinweis zu easyPhone lesen
Eine Plattform

Hard Phone. Soft Phone.

easyPhone nimmt Anrufe an reguläre Rufnummern über das öffentliche Telefonnetz (PSTN) entgegen. Über Ihre Telefonanlage (PBX) lässt sich die KI in die bestehende Telefoninfrastruktur Ihrer Organisation integrieren.

Als Webtelefon steht dieselbe Leitung auch auf Ihrer Website bereit. Vollduplex-Audio mit Opus funktioniert in jedem modernen Browser auf Desktop- und Mobilgeräten. Anrufer erreichen damit über das Web dieselbe KI wie per Telefon — bei Bedarf mit Live-Untertiteln. Ein vollwertiger, produktionsreifer Kanal.

Telefonanschluss über PSTN und PBX

Telefon

PSTN-Rufnummern und PBX-Anbindung — KI auf den Leitungen, die Sie bereits betreiben.

Webtelefon im Browser mit laufendem Gespräch und Untertiteln

Browser

Derselbe KI-Telefondienst im Browser — mit hochwertiger Audioqualität auf Desktop- und Mobilgeräten.

Leistungsumfang

Alles für Ihre Telefonie — im Gespräch und im Hintergrund

  • Anrufannahme rund um die Uhr

    Enthalten

    Jeder Anruf wird sofort angenommen — tagsüber, nachts und am Wochenende, ohne Wartezeit.

  • Wissensgestützte Antworten

    Enthalten

    Antworten aus Ihren Dokumenten, Websites und dem Wissen Ihrer Organisation — statt vorgefertigter FAQ.

  • Natürliches Gespräch

    Enthalten

    Anrufer sprechen frei, ohne Tastenauswahlmenüs. Unterbrechungen und natürliche Sprecherwechsel sorgen für einen menschlichen Gesprächsfluss.

  • 31 Sprachen, 67 Stimmen

    Enthalten

    Sprache und neuronale Stimme lassen sich pro Leitung festlegen — Anrufer sprechen in der benötigten Sprache, Sie bestimmen den Stimmklang.

  • Direkte Einwahl über das Telefonnetz

    Enthalten

    Reguläre PSTN-Rufnummern und PBX-Anbindung — KI auf Ihren bestehenden Leitungen.

  • Browsertelefonie

    Enthalten

    Dieselbe KI von Ihrer Website in jedem modernen Browser — Desktop und Mobil, produktionsreif.

  • Unangekündigte und angekündigte Weiterleitung

    Enthalten

    Laufende Gespräche werden an Mitarbeitende weitergeleitet — direkt oder angekündigt mit einer vertraulichen Vorabinformation.

  • Rückrufmanagement

    Enthalten

    Zentrale Rückrufliste mit offenen, laufenden und erledigten Aufträgen — jeweils mit dem zugehörigen Anruf verknüpft.

  • SMS während des Anrufs

    Enthalten

    Link, Referenz oder nächste Schritte senden, solange der Anruf noch läuft.

  • Aktuelle Anrufübersicht

    Enthalten

    Abgeschlossene und laufende Anrufe in einer Live-Ansicht, sekundengenau.

  • Qualitätssicherung

    Enthalten

    KI-Antworten zur Prüfung markieren und Feedback bis zum Abschluss nachverfolgen.

  • Zugriffsschutz

    Enthalten

    Detaillierte Rechte in der Benutzeroberfläche sorgen dafür, dass Mitarbeitende nur zulässige Daten sehen; sämtliche Zugriffe und Aktionen werden protokolliert.

  • Zwei-Faktor-Authentifizierung

    Enthalten

    Stärkere Anmeldung für den betrieblichen Zugriff auf Anruf- und Rückrufdaten.

  • Datenspeicherung in Japan & APPI-Konformität

    Enthalten

    Daten werden in Japan gespeichert und verarbeitet; automatisierte Aufbewahrungsfristen und APPI-konforme Handhabung sind integriert.

Im Produktivbetrieb

In Ichinoseki im Einsatz

Japans erster vollständig integrierter kommunaler Telefondienst mit generativer KI — konsequent RAG-basiert statt FAQ-IVR — beantwortet seit März 2026 rund um die Uhr Anfragen an das Einwohnermeldeamt.

Natürliche Gespräche zu My Number, Wohnsitzwechseln, Bescheinigungen, Siegelregistrierung und Familienregister — bei Bedarf mit Rückruf durch Mitarbeitende.

Bericht zum Produktivstart lesen
Karte von Japan mit Markierung der Stadt Ichinoseki, in der easyPhone im Einsatz ist
Auf Ihren Einsatz zugeschnitten

Optionen auf Anfrage

Einige Funktionen werden im Rahmen Ihrer Einführung individuell vereinbart und nicht als Selbstbedienungseinstellungen angeboten. Teilen Sie uns die Anforderungen Ihrer Organisation mit.

Anbindung an Ihre Telefonanlage

easyPhone mit Ihrer bestehenden Telefonumgebung verbinden.

Softwareintegration

Zusammenfassungen und Rückrufdaten an die bereits von Ihrem Team genutzten Systeme übertragen.

100 % Verarbeitung in Japan

Sämtliche Verarbeitungsschritte in Japan ausführen, wenn Ihre Richtlinien dies verlangen.

Einsatzoptionen besprechen

Bereit für KI-gestützte Anrufbearbeitung?

Erfahren Sie, wie easyPhone mehr Anrufe beantworten, Ihr Team entlasten und Anliegen von Bürgern und Kunden schneller voranbringen kann.

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