EasyDialog hat seinen generativen KI-Chatbot easyBot auf der offiziellen Website der Präfektur Oita (veröffentlicht am 19. Februar 2026) sowie auf der offiziellen Website der Stadt Oshu in der Präfektur Iwate (veröffentlicht am 6. März 2026) eingeführt. Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen können damit 24 Stunden am Tag, 365 Tage im Jahr per KI-Chat auf wichtige Verwaltungsinformationen zugreifen.

easyBot wurde speziell für behördliche Dienstleistungen entwickelt und ist eine RAG-basierte dialogorientierte KI-Plattform mit Fokus auf Genauigkeit, Sicherheit und zuverlässigen Betrieb. Das neue Management-Dashboard macht Anfrage-Trends und Nutzerbedürfnisse sichtbar und unterstützt Kommunen dabei, ihre digitale Transformation gezielt voranzutreiben.

Die von beiden Kommunen eingeführte Plattform easyBot wurde speziell für den öffentlichen Sektor konzipiert. Sie bearbeitet bereits täglich Anfragen im Umfang von mehreren Tausend und gehört damit zu den früh im Realbetrieb eingesetzten generativen KI-Chatbots (RAG) in Japan. Die Plattform bietet umfassende Sicherheitsmaßnahmen, Mechanismen zur Reduzierung von Halluzinationen sowie Logging-Funktionen und schafft damit eine Umgebung, die im Verwaltungsalltag verlässlich genutzt werden kann. Unterstützt werden 35 Sprachen, darunter Englisch, Chinesisch, Koreanisch, Thai, Portugiesisch und Vietnamesisch.

easyBot geht weit über einen klassischen FAQ-Chatbot hinaus. Das System analysiert Fragen im Kontext und liefert mit fortschrittlichem Sprachverständnis passende Antworten, die natürliche Gespräche ermöglichen. Die Plattform kann über LINE, Webbrowser und Telefonkanäle genutzt werden. Zusätzlich erlaubt das neue Management-Dashboard den Teams kommunaler Websites, Anfrage-Trends und Bedarfe sichtbar zu machen, schneller zu reagieren und veröffentlichte Informationen gezielt zu verbessern.

Neu hervorgehobene Funktionen

  • Generative KI für natürliche Gespräche mit flexibler Abdeckung jenseits statischer FAQs
  • Präzise Antworten auf Basis offizieller kommunaler Informationen mit starker Halluzinationsunterdrückung
  • Mehrsprachige Unterstützung in 35 Sprachen
  • Schnelle Aktualisierung, sodass Notfall- und Eilinformationen innerhalb weniger Minuten im KI-Chatbot abgebildet werden können
  • Ein Management-Dashboard zur Visualisierung von Anfrage-Trends
  • (Optional) Mehrere Kanäle, darunter Avatar-Assistenten und Telefon

Hintergrund

Mit der wachsenden Informationsmenge auf kommunalen Websites und der zunehmenden Vielfalt von Anfragen steigt der Bedarf, Nutzerinnen und Nutzern einen schnellen Zugang zu den richtigen Informationen zu ermöglichen. Gleichzeitig werden die Entlastung von Telefon- und Schalterdiensten sowie eine schnelle Informationsbereitstellung in Katastrophen- und Notfallsituationen immer wichtiger.

Vor diesem Hintergrund haben sich die Präfektur Oita und die Stadt Oshu für den Einsatz des generativen KI-Chatbots easyBot entschieden, um den Bürgerservice zu verbessern und Verwaltungsabläufe effizienter zu gestalten.

Die wichtigsten Merkmale von easyBot

  1. Natürliche Dialoge mit generativer KI
    Durch den Einsatz modernster Large Language Models ermöglicht easyBot natürliche und flüssige japanische Dialoge. Das System kann flexibel auf Fragen reagieren, die über klassische FAQ-Strukturen hinausgehen, und sich zugleich nahtlos in bestehende FAQ-Chatbot-Umgebungen integrieren.

  2. Für kommunale Informationen optimiert
    easyBot greift auf offizielle, von Kommunen veröffentlichte Informationen sowie auf frühere Datenbestände zu und liefert Antworten mit hohem Anspruch an Genauigkeit und Verlässlichkeit. In der Präfektur Oita basiert die Wissensdatenbank auf mehr als 3 Millionen Dokumenten, darunter über 50.000 Webseiten, und wird durch wöchentliche Web-Crawls automatisch aktualisiert.

  3. 24/7 verfügbar
    Das System kann rund um die Uhr automatisch antworten, auch nachts, an Wochenenden und an Feiertagen, und trägt so zur Entlastung von Verwaltungsstellen bei.

  4. Barrierearme Gestaltung
    easyBot ist für Smartphones und PCs ausgelegt und wurde so gestaltet, dass auch ältere Menschen und weniger digital affine Nutzerinnen und Nutzer ihn leicht verwenden können.

  5. Skalierbare und hochzuverlässige Architektur
    Die dialogorientierte KI-Plattform von EasyDialog basiert auf einer proprietären Architektur, die durch sechs Patente, davon drei in Japan, sowie kommerzielle Lizenzvereinbarungen mit führenden KI-Anbietern abgesichert ist. Das Ergebnis ist eine Lösung, die auf sicheren und verlässlichen Langzeitbetrieb ausgelegt ist.

Erwartete Effekte

  • Höhere Zufriedenheit bei Bürgerinnen und Bürgern
  • Effizientere Bearbeitung von Anfragen
  • Stärkere Informationsvermittlung in Katastrophen- und Notfallsituationen
  • Schnellere Fortschritte bei der digitalen Transformation (DX)

Zentrale Funktionen

  • Fortschrittliches Verstehen natürlicher Sprache und passende Antwortgenerierung
  • Mehrsprachige Fragen und Antworten auf Basis einer auf Japanisch aufgebauten Wissensdatenbank
  • Automatischer Aufbau der Datenbank durch Crawling von Websites und verschiedenen Dokumenten
  • Eine einheitliche KI für Web, LINE, Telefon und weitere Kanäle
  • Spracherkennung und sprachbasierte Antwortfunktionen
  • Ein Management-Dashboard zur Visualisierung und Analyse von Nutzungstrends, beliebten Themen und unbeantworteten Fragen

Durch die Kombination modernster Sprachverarbeitung mit generativer KI beantwortet easyBot Nutzeranfragen schnell und präzise. Damit unterstützt die Plattform Kommunen dabei, Verwaltungsabläufe effizienter zu gestalten und zugleich die Qualität ihrer Bürgerdienste zu verbessern. EasyDialog wird den Ausbau in Kommunen in ganz Japan weiter vorantreiben und so zu besseren öffentlichen Dienstleistungen, nachhaltiger Verwaltung und kontinuierlicher Prozessverbesserung beitragen.

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